Логистический процесс

Рассмотрим особенности процесса оперативной логистики – управления ресурсами предприятия для выполнения поступающих заказов на предприятии бетонной отрасли.

Прием заявок и формирование плана отгрузки

Процессы оперативного планирования и управления имеют два временных горизонта. Сначала осуществляется прием заявок на отгрузку, которые необходимо выполнить на следующий день, и планирование необходимых ресурсов, а затем происходит оперативная коррекция принятых заявок и управление доступными ресурсами в режиме реального времени (в тот день, на который принимались заявки). Соответственно в день планирования "на завтра" осуществляются бизнес-процессы "Прием заявок" и "Формирование плана отгрузки", а в день реализации принятого плана – бизнес-процессы "Оперативная корректировка плана", "Выполнение заявок", "Контроль выполнения заявок" и "Анализ выполнения".
 

Прием заявки

При приеме заявки необходимо учитывать следующие факторы, обусловленные логистикой производства и доставки продукции, коммерческими бизнес-процессами и определенными договорными отношениями между поставщиком бетона и его клиентом:

• Ограничения (по производимой номенклатуре) бетоносмесительных узлов (БСУ), используемых на предприятии. Также необходимо учитывать наличие на предприятии компонентов, необходимых для производства той или иной марки бетона (например, морозостойких добавок);
• Время, за которое заказанный бетон можно доставить от БСУ до указанного адреса, – плановое время доставки с учетом дорожной ситуации и возможных ограничений на проезд;
• Стоимость доставки продукции от производства до данного адреса или принцип расчета стоимости доставки (в зависимости от тех или иных параметров: километража, объем заказа и т.п.) – указывается в договоре (или в дополнительном соглашении к договору). Для сети БСУ необходимо составить специальную матрицу с параметрами, оценивающими плановое время доставки продукции от каждого завода до всех возможных (по которым есть действующие договора) адресов доставки;
• Серийность заявки. Серийной называется заявка на непрерывную подачу бетона на объект с определенным промежутком времени между подачей машин (в терминах транспортной логистики – классический маятниковый маршрут с дополнительными параметрами). Как правило, серийность необходима при непрерывной заливке плиты, причем объем заливки может достигать 1000 м³ и более. Серийные заявки имеют наивысший приоритет, поскольку сбой в подаче бетона может привести к срыву заливки всей плиты;
• Объем заявки (для серийных заявок – предполагаемый объем машины). Этот параметр зависит от ограничений бетоновозов, доступных поставщику. Как правило, бетоновозы, используемые на российском рынке, имеют объем от 6 до 12 м³. Данный параметр является предварительным. Его уточнение производится при планировании подачи транспортных средств;
• Время подачи машины. Является самым важным параметром, который необходимо учитывать при приеме заявки. От него зависит как планирование работы транспортного средства, так и загрузка производственных мощностей. К сожалению, большинство клиентов часто не могут заранее определить точное время подачи машины, и поставщику приходиться осуществлять отгрузку "по звонку". То есть планировать отгрузку в режиме, приближенном к реальному времени, максимум за несколько часов до необходимого начала отгрузки. Планировать использование производственных и транспортных ресурсов в этом случае будет крайне сложно. Поэтому сотрудники отдела обслуживания клиентов должны стараться минимизировать количество подобных заявок. 
  

Планирование отгрузки

Планирование отгрузки завтрашнего дня может производиться непосредственно при приеме заявок. Однако, для предприятий с большим документооборотом (для крупных сетевых компаний Москвы и Санкт-Петербурга количество ежедневных заявок может составлять 100 и более) это можно реализовать только с помощью информационной системы, учитывающей все особенности логистических процессов. Полное формирование плана отгрузки производится в конце рабочего дня. Регламент работы с клиентами должен определять время окончания приема заявок. Заявкам, которые принимаются после этого времени, присваивается пониженный приоритет.

При планировании отгрузки необходимо осуществлять следующие основные операции:

• для всех заявок указывать время подачи бетоновоза к клиенту (для серийных заявок – время подачи первой машины). Для заявок "по звонку" указывается самое раннее возможное время подачи;
• оценивать плановое время возврата машин на производственные площадки с помощью матрицы с плановыми временами доставки. Определять данное время должны сотрудники отдела транспортной логистики. Для предварительной оценки (при первой работе с данным адресом доставки) для этого обычно используют геоинформационные системы (ГИС), обладающие данным функционалом и поддерживающие актуальную информацию о транспортной ситуации в городе. При постоянной работе с данным маршрутом можно использовать статистические данные из логистической информационной системы или системы спутниковой навигации;
• после расчета плановых времен, определять время подачи бетоновозов под погрузку, то есть некая матрица рассчитанных плановых маршрутов (ходок). При этом необходимо использовать плановые времена разгрузки машин у клиента и плановые времена погрузки;
• анализировать загрузку производства. Для упрощения оценки рабочий день целесообразно разбивать на временные интервалы. Плановую очередь машин под погрузку (на каждый интервал времени) можно минимизировать. Для этого необходимо учитывать ограничения на общий объем производства и информацию о плановой доступности производственных мощностей;
• после анализа загрузки производства принимается решение о перераспределении (переносе) заявок. Этот процесс алгоритмизируется только при назначении заявкам определенных приоритетов. На практике при использовании информационной системы все вышестоящие этапы планирования можно проводить непосредственно при приеме заказа;
• для предприятий с сетевой структурой при планировании необходимо задавать алгоритм расстановки приоритетов при выборе между выполнением заявки и увеличением времени (и соответственно, себестоимости) доставки.

На предприятиях, представляющих собой сеть БСУ, максимальная оптимизация ресурсов достигается при централизованном управлении производственными и транспортными ресурсами – это позволяет сократить количество сотрудников, занимающихся приемом заявок и планированием. На крупных предприятиях эффективное планирование и управление отгрузками в режиме "текущего дня" можно организовать только с помощью информационной системы, работающей в режиме online с подключением всех производственных площадок.

Транспортные средства

Как было сказано выше, при приеме заявки указывается предварительный тип (объем) бетоновоза, который планируется использовать для доставки бетона. В реальной ситуации выбор машины зависит от автопарка, которым располагает поставщик, или от машин, которыми располагают сторонние контрагенты, с которыми он сотрудничает. Одна из стратегий планирования, применяемых на практике, заключается в следующем:

• для серийной доставки бетона на дальние расстояния целесообразно использовать собственные транспортные средства максимального объема. Привлеченный автотранспорт рекомендуется использовать только при отсутствии или нехватке своих машин;
• для разовых заявок, объем которых совпадает с объемом доступных собственных бетоновозов, указывается данный тип транспорта;
• для всех прочих – тип бетоновоза, количество собственных машин которого максимально (как правило, в автопарке превалирует один объем миксера);
• при нехватке автотранспорта оптимального объема в зависимости от принятой стратегии оптимизации используются типы транспортных средств по возможности большего объема. В регламенте по планированию транспорта должно быть указано, какой объем ходки считается минимально допустимым;
• для привлеченного автотранспорта необходима плановая оценка возможного количества транспортных средств по типам (объему), поскольку неограниченное привлечение на практике невозможно;
• при нехватке транспортных средств для выполнения плана отгрузки часть заявок с наименьшим приоритетом переносится на следующий день. Если планирование осуществляется по окончанию рабочего дня, могут возникнуть сложности согласования переноса с клиентом;
• при использовании логистической информационной системы, в которой учитываются ограничения по типам транспортных средств, оценка выполнимости заявки может производиться при ее приеме или при предварительном планировании транспорта;
• при планировании подачи автотранспорта возможны ситуации внеплановых изменений, поэтому на предприятии должна быть предусмотрена возможность подачи дополнительных (резервных) машин.

Под план подачи транспортных средств "по видам" (по объему) формируется график выхода машин (как собственных, так и привлеченных). Если за обеспечение подачи собственного и привлеченного транспорта несут ответственность разные подразделения предприятия, необходимо максимально подробно прописать регламент их взаимодействия при планировании. План отгрузки вместе с планом подачи транспортных средств является регламентом работы коммерческих, производственных и транспортных подразделений на период планирования.

Оперативное управление отгрузками

При оперативном управлении отгрузками и доставкой продукции важно учитывать все внутренние и внешние факторы, которые могут повлиять на своевременное выполнение заявок. При оперативном управлении имеющимися ресурсами основной задачей отдела логистики будет отслеживание состояния плановых ходок с соответствующими расчетными параметрами. Каждой из ходок должен присваиваться текущий статус, по которому можно отследить стадию ее выполнения. Изменение статуса ходки соответствует выполнению одного из подпроцессов (табл.). Для оперативного учета задержек транспорта целесообразно использовать дополнительные статусы, указывающие, например, на поломку машины или ее простой у клиента.

Статусы соответствующие определенным стадиям ходки

Получить наиболее достоверную и оперативную информации о местоположении транспортного средства можно путем использования системы спутниковой навигации. Поэтому при оперативном управлении загрузками рекомендуется использовать логистические информационные системы, интегрированные с системой GPS-навигации. С их помощью можно получать наиболее актуальную информацию об отклонениях от планового графика, возникающих при движении транспортных средств. Также для учета простоев транспорта и снижения их количества на промышленных площадках рекомендуется использовать системы контроля доступа (СКД), позволяющие автоматически регистрировать въезд и выезд подвижного состава.

Изменения плана отгрузок

Утвержденный план отгрузки может быть изменен по следующим причинам:

• изменение условий отгрузки у клиента (например, невозможность принять продукцию в согласованное время). Чаще всего такая ситуация возникает в результате срыва других поставок на объект или из-за плохого планирования клиентом собственных ресурсов. Как правило, изменение условий отгрузки у клиента приводит к переносу времени отгрузки и, возможно, сокращению объема заявки (если заявка была серийной, но не критичной к объему);
• неисправность БСУ. В зависимости от важности отгрузки, заявка может быть перенесена на другой БСУ (для сетевой структуры), выполнение отгрузки может быть приостановлено или полностью отменено. При использовании информационной системы, информация о неисправности БСУ сразу поступает в отдел логистики, где принимается соответствующее решение;
• проблема с транспортом. Проблемы с транспортом могут быть вызваны следующими причинами:

  • поломкой бетоновоза. В зависимости от статуса ходки (на момент поломки) необходимо учесть задержку возврата машины, а также (в случае невозможности доставки) переназначить заявку на отгрузку;
  • сложной транспортной ситуацией на дороге. При необходимо принимать меры аналогичные мерам, принимаемым при поломке машины;
  • простоем транспорта у клиента. Время простоя должно фиксироваться в обязательном порядке для дальнейшего анализа. При оперативном управлении необходимо учитывать задержку возврата экипажа.
• увеличение объема заказанного. Оформляется в виде дополнительной заявки, планируется на обычных основаниях и принимается при наличии свободных ресурсов.

Все изменения плана отгрузок должны производиться с учетом производительности БСУ, которыми располагает предприятие. Практика показывает, что эффективно провести оперативные изменения можно только с помощью информационной системы. Особенно это касается предприятий с большим документооборотом. Для сетей БСУ, использующих централизованную модель управления, "ручной" вариант оперативной логистики может значительно снизить качество обслуживания клиентов.

Автор: Денис Сушко, независимый консультант
Источник: журнал "Logistics & management" 12/2008